こんにちは、さーほです。
今回は、会議のファシリテーションについてお話ししたいと思います。
会議のファシリテーションとは、会議の進行や進捗管理、参加者の関与や協力、問題解決や意思決定などを円滑に行うために行う活動です。
会議のファシリテーションは、会議の効率や効果を高めるために非常に重要です。
会議のファシリテーションがうまくいくと、以下のようなメリットがあります。
会議の目的や目標が明確になり、参加者が同じ方向に向かって動くことができる。
会議の流れや時間配分が適切になり、無駄な時間や話題を減らすことができる。
会議中にコミュニケーションが活発になり、参加者が積極的に発言や提案をすることができる。
会議の成果や次のアクションが明確になり、参加者が責任感や達成感を持つことができる。
会議の改善点や反省点が明らかになり、次回以降の会議の質を向上させることができる。
しかし、会議のファシリテーションは簡単ではありません。
多くの人は、以下のような悩みや課題を抱えているかもしれません。
会議の目的や目標が曖昧で、参加者が興味や関心を持てない。
会議の流れや時間配分が不明確で、会議が長引いたり、話が脱線したりする。
会議中にコミュニケーションが不足で、参加者が消極的になったり、意見が衝突したりする。
会議の成果や次のアクションが不確かで、参加者が納得や満足を感じない。
会議の改善点や反省点が見えなくて、次回以降の会議の改善につながらない。
そこで、この記事では、会議のファシリテーションを成功させるための5つのコツをご紹介します。
これらのコツを実践すれば、会議のファシリテーションが上手くいく可能性が高まります。
それでは、早速見ていきましょう。
コツ1：会議の目的と目標を明確にする
会議のファシリテーションを成功させるためには、まず、会議の目的と目標を明確にすることが必要です。
会議の目的とは、会議を開く理由や意義、達成したいことです。
例えば、「新しいプロジェクトの立ち上げに向けて、メンバーの役割やスケジュールを決める」というのが会議の目的です。
会議の目標とは、会議で具体的にどんな成果やアウトプットを得たいかです。
例えば、「プロジェクトのビジョンや方針を共有する」「メンバーの役割や責任を割り振る」「プロジェクトのマイルストーンや期限を設定する」というのが会議の目標です。
会議の目的と目標を明確にすることで、以下のようなメリットがあります。
参加者が会議に対する興味や関心を持ちやすくなります。会議の目的と目標がわかれば、参加者は自分が何のために会議に参加しているか、どんな貢献ができるかを理解できます。これにより、参加者は会議に積極的に関与しようとする姿勢が高まります。
会議の進行や進捗管理がしやすくなります。会議の目的と目標が明確であれば、ファシリテーターはそれらを基準にして、会議の流れや時間配分を計画したり、会議中に適切な質問やフィードバックを提供したりできます。また、参加者も自分たちがどこまで進んでいるか、どこに向かっているかを把握できます。
会議の成果やアウトプットが明瞭になります。会議の目的と目標が明確であれば、ファシリテーターはそれらを達成するために必要なアクションや決定事項をまとめやすくなります。また、参加者も自分たちが何を達成したか、次に何をすべきかを確認できます。
では、どうすれば会議の目的と目標を明確にすることができるでしょうか？
以下に、そのための具体的な方法を紹介します。
事前に会議の目的と目標を考えておく
ファシリテーターは、会議を開く前に、自分自身に以下のような質問をしてみると良いでしょう。「この会議は何のために必要か？」「この会議で何を達成したいか？」「この会議でどんなアウトプットが必要か？」「この会議でどんな参加者が必要か？」
事前に参加者に会議の目的と目標を共有する
ファシリテーターは、会議開始前に、参加者にメールやチャットなどで、以下のような情報を伝えると良いでしょう。「この会議は何のために開催されるか？」「この会議では何を話し合うか？」「この会議でどんな成果やアウトプットが期待されるか？」「この会議に参加するメリットは何か？」「この会議に参加する際に準備しておくべきことは何か？」
会議冒頭に会議の目的と目標を確認する
ファシリテーターは、会議が始まったら、まず、参加者に以下のようなことを説明すると良いでしょう。「この会議の目的と目標は何か？」「この会議でどんなアジェンダを進めるか？」「この会議でどんな役割分担やルールがあるか？」「この会議でどんな時間配分や進捗管理をするか？」
会議終了時に会議の目的と目標を振り返る
ファシリテーターは、会議が終わったら、最後に、参加者に以下のようなことを確認すると良いでしょう。「この会議で達成したことは何か？」「この会議で残った課題や問題は何か？」「この会議で決めた次のアクションは何か？」「この会議の目的と目標に対して満足度はどれくらいか？」
以上が、コツ1：会議の目的と目標を明確にすることです。
このコツを実践すれば、会議のファシリテーションがスムーズに進み、参加者のモチベーションやコミットメントも高まるでしょう。
コツ2：会議の流れと時間配分を計画する
会議のファシリテーションを成功させるためには、次に、会議の流れと時間配分を計画することが必要です。
会議の流れとは、会議でどんな項目や話題をどの順番で扱うかです。
例えば、「はじめに」「目的と目標の確認」「アイスブレイク」「アジェンダ1」「アジェンダ2」「アジェンダ3」「まとめと次のアクション」「フィードバックと振り返り」「おわりに」というのが会議の流れです。
会議の時間配分とは、会議で各項目や話題に割り当てる時間や休憩の時間です。
例えば、「はじめに（5分）」「目的と目標の確認（10分）」「アイスブレイク（15分）」「アジェンダ1（20分）」「休憩（10分）」「アジェンダ2（20分）」「アジェンダ3（20分）」「まとめと次のアクション（15分）」「フィードバックと振り返り（15分）」「おわりに（5分）」というのが会議の時間配分です。
会議の流れと時間配分を計画することで、以下のようなメリットがあります。
会議の効率や効果が高まります。会議の流れと時間配分が明確であれば、ファシリテーターはそれらに沿って、会議をスムーズに進行させることができます。また、参加者も自分たちがどんな項目や話題をいつまでに終わらせるべきかを把握できます。
会議の無駄や脱線が減ります。会議の流れと時間配分が適切であれば、ファシリテーターはそれらを守るように、参加者に注意喚起したり、タイムキープしたりできます。また、参加者も自分たちが関係ない話題や細かい話題に引きずられないように気を付けることができます。
会議のバランスやリズムが良くなります。会議の流れと時間配分がバランスよくあれば、ファシリテーターはそれらに応じて、参加者の興味や集中力を維持させたり、気分転換や休息を与えたりできます。また、参加者も自分たちが適度なペースで話し合ったり、聞いたりすることができます。
では、どうすれば会議の流れと時間配分を計画することができるでしょうか？
以下に、そのための具体的な方法を紹介します。
事前に会議の目的と目標に合わせてアジェンダを作成する
ファシリテーターは、会議開始前に、自分自身に以下のような質問をしてみると良いでしょう。「この会議で何を話し合うべきか？」「この会議でどんな情報や資料が必要か？」「この会議でどんな手法やツールが使えるか？」「この会議でどんな成果やアウトプットが出るか？」
事前に参加者の特徴やニーズに合わせてアジェンダを調整する
ファシリテーターは、会議開始前に、参加者に以下のような質問をしてみると良いでしょう。「この会議に期待することは何か？」「この会議に不安や懸念することは何か？」「この会議に参加する際に困ることは何か？」「この会議で知りたいことや学びたいことは何か？」
事前に会議の時間枠や制約に合わせてアジェンダを最適化する
ファシリテーターは、会議開始前に、以下のようなことを考えてみると良いでしょう。「この会議の時間枠はどれくらいか？」「この会議の開始時間や終了時間はいつか？」「この会議の場所や環境はどんな感じか？」「この会議の参加者数や構成はどんな感じか？」
事前にアジェンダを参加者に配布する
ファシリテーターは、会議開始前に、参加者にメールやチャットなどで、以下のような情報を伝えると良いでしょう。「この会議で話し合うアジェンダは何か？」「この会議で各アジェンダに割り当てる時間はどれくらいか？」「この会議で各アジェンダの内容や目的は何か？」「この会議で各アジェンダに必要な準備や事前課題は何か？」
会議冒頭にアジェンダを確認する
ファシリテーターは、会議が始まったら、まず、参加者に以下のようなことを説明すると良いでしょう。「この会議で話し合うアジェンダの順番や時間配分はどうなっているか？」「この会議で話し合うアジェンダの内容や目的は何か？」「この会議で話し合うアジェンダの役割分担やルールは何か？」「この会議で話し合うアジェンダの進捗管理やフィードバック方法は何か？」
会議中にアジェンダを守る
ファシリテーターは、会議中に、以下のようなことを行うと良いでしょう。「各アジェンダの開始時と終了時にそれを宣言する」「各アジェンダの時間配分をタイマーなどで管理する」「各アジェンダの内容や目的を常に意識する」「各アジェンダの関係性やつながりを示す」
以上が、コツ2：会議の流れと時間配分を計画することです。
このコツを実践すれば、会議のファシリテーションが効率的で効果的に行えるでしょう。
コツ3：会議中に積極的にコミュニケーションを促す
会議のファシリテーションを成功させるためには、さらに、会議中に積極的にコミュニケーションを促すことが必要です。
会議中のコミュニケーションとは、会議で参加者が互いに情報や意見を交換したり、質問やフィードバックを提供したりすることです。
会議中のコミュニケーションを促すことで、以下のようなメリットがあります。
参加者の関与や協力が高まります。会議中のコミュニケーションが活発であれば、参加者は自分の考えや感じたことを表現したり、他の人の考えや感じたことを理解したりすることができます。これにより、参加者は会議に対する関心や責任感が強まります。
問題解決や意思決定がしやすくなります。会議中のコミュニケーションが豊富であれば、参加者は多様な視点や知識を共有したり、相互に賛成や反対を述べたりすることができます。これにより、参加者は複雑な問題や難しい選択に対して、より効果的な解決策や決定事項を導き出すことができます。
会議の雰囲気や関係性が良くなります。会議中のコミュニケーションが円滑であれば、参加者は互いに信頼や尊重を感じたり、共感や支援を得たりすることができます。これにより、参加者は会議に対する楽しさや満足感が増します。
では、どうすれば会議中に積極的にコミュニケーションを促すことができるでしょうか？
以下に、そのための具体的な方法を紹介します。
発言者を認める
ファシリテーターは、会議中に発言した人に対して、以下のようなことを行うと良いでしょう。「発言者の名前や役割を呼ぶ」「発言内容を要約して確認する」「発言内容に対して感謝や賞賛を述べる」「発言内容に対して質問やコメントを付け加える」
質問やフィードバックを求める
ファシリテーターは、会議中に発言しない人や黙っている人に対して、以下のようなことを行うと良いでしょう。「発言したい人や意見がある人に手を挙げてもらう」「発言したい人や意見がある人に直接質問する」「発言したい人や意見がある人にグループディスカッションやブレインストーミングなどの手法を使わせる」「発言したい人や意見がある人にアンケートや投票などのツールを使わせる」
意見の多様性や相違点を尊重する
ファシリテーターは、会議中に異なる意見や視点が出たときに、以下のようなことを行うと良いでしょう。「異なる意見や視点を持つ人に感謝や賞賛を述べる」「異なる意見や視点を持つ人に理由や根拠を聞く」「異なる意見や視点を持つ人に共通点や相補点を探させる」「異なる意見や視点を持つ人に妥協点や合意点を探させる」
以上が、コツ3：会議中に積極的にコミュニケーションを促すことです。
このコツを実践すれば、会議のファシリテーションがコミュニケーション豊かで協働的に行えるでしょう。
コツ4：会議の成果と次のアクションをまとめる
会議のファシリテーションを成功させるためには、最後に、会議の成果と次のアクションをまとめることが必要です。
会議の成果とは、会議で得られた知識や情報、決定事項や合意事項、アイデアや提案などです。
会議の次のアクションとは、会議で決めたタスクや課題、責任者や期限、優先度や進捗状況などです。
会議の成果と次のアクションをまとめることで、以下のようなメリットがあります。
参加者の達成感や満足感が高まります。会議の成果と次のアクションを明確にすることで、参加者は自分たちが何を成し遂げたか、何をするべきかを認識できます。これにより、参加者は会議に対する評価や感想が良くなります。
会議の継続性や連携性が高まります。会議の成果と次のアクションを共有することで、参加者は自分たちがどんな役割や責任を持つか、どんな人と協力するかを把握できます。これにより、参加者は次回以降の会議や関連する業務に対する準備や実行がしやすくなります。
会議の品質や効果が向上します。会議の成果と次のアクションを記録することで、ファシリテーターはそれらを基にして、会議の改善点や反省点を分析したり、会議の目的や目標の達成度を評価したりできます。また、参加者も自分たちのパフォーマンスや貢献度を確認できます。
では、どうすれば会議の成果と次のアクションをまとめることができるでしょうか？
以下に、そのための具体的な方法を紹介します。
事後に会議の成果と次のアクションを文書化する
ファシリテーターは、会議終了後に、以下のような内容を含む文書を作成すると良いでしょう。「会議の目的と目標」「会議で話し合ったアジェンダ」「会議で得られた知識や情報」「会議で決めた決定事項や合意事項」「会議で生まれたアイデアや提案」「会議で決めたタスクや課題」「タスクや課題の責任者や期限」「タスクや課題の優先度や進捗状況」
事後に参加者に文書化した内容を配布する
ファシリテーターは、文書化した内容をメールやチャットなどで参加者に送付すると良いでしょう。その際には、以下のようなことも伝えると良いでしょう。「文書化した内容に対する質問やコメントはあるか？」「文書化した内容に対する修正や追加は必要か？」「文書化した内容に対する承認や確認は必要か？」「文書化した内容に関する次回の会議や連絡はいつか？」
事後に文書化した内容を活用する
ファシリテーターは、文書化した内容を以下のような目的で活用すると良いでしょう。「会議の改善点や反省点を分析する」「会議の目的や目標の達成度を評価する」「会議の成果やアウトプットを実行する」「会議の次のアクションを管理する」「会議の関係者やステークホルダーに報告する」
以上が、コツ4：会議の成果と次のアクションをまとめることです。
このコツを実践すれば、会議のファシリテーションが完結的で有効的に行えるでしょう。
コツ5：会議の改善点や反省点を振り返る
会議のファシリテーションを成功させるためには、最後に、会議の改善点や反省点を振り返ることが必要です。
会議の改善点とは、会議でうまくいかなかったことや問題があったこと、改善の余地があることです。
会議の反省点とは、会議で自分や他の人がどんな行動や判断をしたか、その結果や影響は何だったか、どんな気づきや学びがあったかです。
会議の改善点や反省点を振り返ることで、以下のようなメリットがあります。
参加者の成長や発展が促されます。会議の改善点や反省点を振り返ることで、参加者は自分や他の人の強みや弱みを認識したり、新しい知識やスキルを習得したりすることができます。これにより、参加者は次回以降の会議や関連する業務に対する能力や自信が向上します。
会議の品質や効果が向上します。会議の改善点や反省点を振り返ることで、ファシリテーターはそれらを基にして、会議の目的や目標の適切性や妥当性を検証したり、会議の流れや時間配分の最適化や調整を行ったりできます。また、参加者も自分たちのパフォーマンスや貢献度を高めるために必要なアクションや改善策を考えることができます。
会議の評価やフィードバックが得られます。会議の改善点や反省点を振り返ることで、ファシリテーターは参加者から会議に対する評価や感想、満足度や不満度、要望や提案などを受け取ることができます。また、参加者もファシリテーターや他の参加者から同様の評価やフィードバックを受け取ることができます。
では、どうすれば会議の改善点や反省点を振り返ることができるでしょうか？
以下に、そのための具体的な方法を紹介します。
事後に参加者にアンケートを実施する
ファシリテーターは、会議終了後に、参加者にメールやチャットなどでアンケートを送付すると良いでしょう。その際には、以下のような項目を含めると良いでしょう。「この会議に対する評価は何点か？」「この会議に対する感想は何か？」「この会議で良かったことは何か？」「この会議で悪かったことは何か？」「この会議で気づいたことは何か？」「この会議で学んだことは何か？」「この会議で改善すべきことは何か？」「この会議に対する要望や提案は何か？」
事後に参加者にグループディスカッションを行わせる
ファシリテーターは、会議終了後に、参加者を小さなグループに分けて、以下のような話題についてディスカッションを行わせると良いでしょう。「この会議で自分がどんな行動や判断をしたか？」「その行動や判断の結果や影響は何だったか？」「その行動や判断に対する自己評価は何か？」「その行動や判断に対する他者評価は何か？」「その行動や判断に対する改善策は何か？」
事後に参加者に個人レポートを作成させる
ファシリテーターは、会議終了後に、参加者に以下のような内容を含む個人レポートを作成させると良いでしょう。「この会議で自分が果たした役割や責任は何か？」「その役割や責任の達成度は何か？」「その役割や責任に対する強みや弱みは何か？」「その役割や責任に対する挑戦や課題は何か？」「その役割や責任に対する目標や計画は何か？」
以上が、コツ5：会議の改善点や反省点を振り返ることです。
このコツを実践すれば、会議のファシリテーションが成長的で有益的に行えるでしょう。
まとめ
会議のファシリテーションとは、会議の進行や進捗管理、参加者の関与や協力、問題解決や意思決定などを円滑に行うために行う活動です。
会議のファシリテーションは、会議の効率や効果を高めるために非常に重要ですが、簡単ではありません。
そこで、この記事では、会議のファシリテーションを成功させるための5つのコツをご紹介しました。
それらは以下の通りです。
コツ1：会議の目的と目標を明確にする
コツ2：会議の流れと時間配分を計画する
コツ3：会議中に積極的にコミュニケーションを促す
コツ4：会議の成果と次のアクションをまとめる
コツ5：会議の改善点や反省点を振り返る
これらのコツを実践すれば、会議のファシリテーションが上手くいく可能性が高まります。
ぜひ、あなたの会議にお試しください。