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【技術職向け】議事録の書き方｜会議後に仕事が進む「決定事項・ToDo」の作り方

会議後に仕事が進まない一番の原因は、議事録が「記録」で止まっていることです。
決まったはずなのに、担当も期限も曖昧。次の会議で「前回どうなった？」からやり直し。これが続くと、現場は静かに消耗します。

技術職の議事録で大事なのは、きれいな文章ではありません。
決定事項とToDoが、誰の手元で、いつまでに、何ができれば完了かまで落ちること。ここまで揃うと、会議が資産になります。

この記事では、会議後に仕事が前に進む議事録の「型」と、差し戻し（抜け漏れ）を防ぐチェックリスト、すぐ使えるテンプレをまとめます。
ChatGPTは最後の点検にだけ使います（主役にしません）。

1. 技術職の議事録は「実行されるToDo表」が本体

議事録の価値は、記録の正確さより「次の行動が発生するか」で決まります。会議が増えるほど、この差が効いてきます。

議事録で最低限そろえるべき要素は次の4つです。

  • 決定事項：何が確定したか（これが無いと会議が成立しない）
  • ToDo：誰が何をするか（担当）
  • 期限：いつまでに（期日）
  • 成果物：何ができれば完了か（納品物／確認項目）

ここが揃っていれば、文章は短くてOKです。

2. 議事録が機能しない典型NG7つ

差し戻しや迷走が起きる議事録には共通パターンがあります。先にNGを知っておくと、提出前に自分で潰せます。

  • NG1：決定事項が「検討中」と混ざっている
  • NG2：ToDoに担当がない（“誰が”が不明）
  • NG3：期限がない（いつまでが不明）
  • NG4：成果物がない（完了条件が不明）
  • NG5：未決事項が残っているのに、次回の論点が書かれていない
  • NG6：背景が長く、結論が埋もれている
  • NG7：会議後の共有が遅い（翌日以降に出る）

このNGを避けるだけで、会議後の摩擦がかなり減ります。

3. 会議後に仕事が進む「議事録テンプレ」

テンプレは「文章を整える」ためではなく、抜け漏れを防ぐための枠です。まずはこの枠に当てはめるだけでOKです。

議事録テンプレ（コピペOK）

  • 会議名：
  • 日時：
  • 参加者：
  • 目的（この会議で決めたいこと）：
  • 議題（論点）：
    • 論点1：
    • 論点2：
  • 決定事項（確定したこと）：
    1.
    2.
  • ToDo（担当／期限／成果物）： ToDo担当期限成果物（完了条件）
  • 未決事項（持ち越し）：
  • 次回会議で決めること（次回の論点）：
  • 次回予定：
    • 日時：
    • 準備物：

ポイントは「ToDoを表にする」ことです。表にすると、担当・期限・成果物が埋まりやすく、読む側も一瞬で理解できます。

4. 決定事項とToDoを分けるコツ

議事録が崩れるのは、決定と検討が混ざるときです。迷ったら、次の基準で分けます。

  • 決定事項：もう変えない（変えるなら会議を開くレベル）
  • 検討事項：まだ変わる（追加情報で変わる前提）

そしてToDoは、検討事項を「次の一手」に落としたものです。

例）

  • 検討事項：材料AとBのどちらがよいか
  • ToDo：材料A/Bで追加試験（担当：◯◯、期限：◯/◯、成果物：比較表と結論案）

5. “動く”ToDoにする書き方（技術職向け）

ToDoが実行されない理由の多くは「曖昧」だからです。次の型にすると動きやすくなります。

ToDoの型

  • 何をする：追加試験を実施する
  • 条件：温度◯◯、締付条件◯◯、n=◯◯
  • 何を出す：結果表＋考察案（結論／根拠／注意点）
  • いつまでに：◯/◯まで

「条件」「成果物」を一言でも入れると、受け手の解釈ブレが減ります。

6. 提出前30秒チェックリスト（差し戻し防止）

議事録の品質は、最後の点検で決まります。提出直前にここだけ確認してください。

  • 決定事項が「確定」だけになっている
  • ToDoに 担当 が入っている
  • ToDoに 期限 が入っている
  • ToDoに 成果物（完了条件） が入っている
  • 未決事項が整理され、次回の論点に落ちている
  • 共有先（関係者）が漏れていない
  • 共有が当日〜24時間以内にできる見込み

7. 会議後の共有で差がつく（フォロー文テンプレ）

議事録は「出す」より「回す」で価値が出ます。共有時に一言添えるだけで、ToDoの実行率が上がります。

Teams / Slack / メール用（コピペOK）

本日の議事録です。決定事項とToDo（担当・期限・成果物）を上部にまとめています。
ToDoに不足（担当/期限/成果物）があれば、今日中に返信ください。反映して確定します。
共有リンク：〇〇

「不足があれば返信」を入れると、抜けが早期に埋まりやすいです。

8. ChatGPTは“点検役”として使う

すでにある議事録の整理・抽出をChatGPTに任せる方法は、既存記事でまとめています。
ここでは、AIは「抜け漏れ点検」に限定します。

点検用プロンプト（コピペOK）

以下の議事録について、決定事項／ToDo（担当・期限・成果物）／未決事項／次回の論点の抜け漏れを確認してください。
不足があれば「質問リスト」として列挙してください。曖昧な表現は具体化案も出してください。
【議事録】（ここに貼る）

まとめ

議事録は「会議を終わらせるため」ではなく、「会議後に仕事を進めるため」に書きます。
まずは 決定事項とToDo（担当・期限・成果物） を最優先で揃え、提出前チェックリストで抜けを潰してください。これだけで会議の手戻りが減り、あなたの仕事の評価も上がりやすくなります。

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