「報告はしているのに、上司が動いてくれない」
「説明が長くなって、結局なにが言いたいのか分からなくなる」
技術職で働いていると、こういう“報告のつまずき”はかなり起きます。
私自身、現場→製造→技術→開発と10年以上やってきて思うのは、評価は成果だけで決まらないということです。
成果を上司が判断できる形で出せるか。ここで差がつきます。
この記事では、上司の意思決定を止めないための報告テンプレを「結論→理由→次の一手」で固定し、口頭・チャット・メールに落とし込める形にします。
さらに、ChatGPTで“判断材料のたたき台”を作るプロンプトも載せます。
上司報告が変わると、評価の伸び方が変わる
上司は忙しく、技術の細部まで追いきれません。だからこそ、報告が「判断できる形」になっているかが評価に直結します。
上司が評価しやすいのは、必ずしも“最終的な正解”を出せる人ではありません。
それよりも、「次に何を決めるべきか」が分かる形で材料を出し、前に進められる人です。
逆に、報告が曖昧だとこうなります。
- 上司が判断できずに止まる
- 追加質問が増えて、あなたの手が戻る
- 結果として“遅い仕事”に見える
この負の連鎖を断つのが、型です。
上司が欲しいのは「判断できる情報」
結論から言うと、上司が欲しいのは情報量ではなく「判断材料」です。判断材料は、次の3点でできています。
判断材料の3点セット
- 現状：いま何が起きているか（事実）
- 選択肢：取り得る手が何か（A/B/C）
- 次の一手：いつ何をするか（あなたの提案）
これが揃うと、上司は“意思決定”だけに集中できます。
報告が長くなる人ほど、現状説明が厚くなって選択肢と次の一手が薄くなりがちです。
報告テンプレは「結論→理由→次の一手」で固定する
ここからが本題です。報告テンプレは迷わないように固定します。結論を先に出し、理由は短く、最後に次の一手で前に進めます。
テンプレ（最小版）
- 結論：どうしたいか（何を決めてほしいか）
- 理由：判断に必要な根拠（事実と制約）
- 次の一手：あなたがやること、上司にお願いしたいこと
これを口頭・チャット・メールに落とすとこうなります。
口頭の例（30秒版）
- 結論：A案で進めたいです。承認ください
- 理由：現状は〇〇で、B案は納期に間に合いません
- 次の一手：承認いただければ、今日中に手配して明日朝に確認します
チャットの例（Teams/Slack）
結論：A案で進めたいです（承認お願いします）
理由：現状〇〇、制約は△△。B案は納期に間に合わない見込みです
次の一手：承認後、今日中に手配→明日9時に結果共有します
メールの例（件名までセット）
件名：【判断依頼】〇〇不具合の対応方針（A案で進行希望）
本文：
結論：〇〇についてA案で進めたいです。ご承認お願いします。
理由：現状は□□、制約は△△です。B案は納期影響が大きい見込みです。
次の一手：承認後、本日中に手配し、明日午前に一次結果を共有します。
ポイントは、形式が変わっても“骨格”は同じにすることです。
場面別テンプレ（不具合・試験計画・進捗遅れ）
技術職で頻出の3場面に落としておくと、現場で迷いません。コピペして状況だけ差し替えれば使えます。
不具合解析の報告テンプレ
不具合は「原因が確定してから報告」だと遅れます。初動は“切り分けの方針”が言えれば十分です。
結論：まずは〇〇を切り分け対象にして確認します（優先順はA→B→C）
理由：現象は□□で、発生条件は△△。再現性が高いのはA側です
次の一手：今日中にAを確認→明日午前に結果共有。必要ならBへ展開します
試験計画の報告テンプレ
試験計画は「目的と評価項目」が曖昧だと止まります。上司に決めてもらうべきポイントを先に出します。
結論：試験の目的は〇〇、評価項目は△△で進めたいです（合意お願いします）
理由：現状の課題は□□で、ここを評価しないと判断できません
次の一手：合意後、条件と手順を確定→今週中に計画書ドラフトを提出します
進捗遅れの報告テンプレ
遅れは事実報告だけだと評価が落ちます。“回復案”までセットにします。
結論：現状〇日遅れです。回復のためAを優先して進めます
理由：遅れ要因は□□、ボトルネックは△△です
次の一手：Aを今週中に完了、Bは来週へ移動。影響が出る場合は〇日までに再報告します
ChatGPTで「判断材料のたたき台」を10分で整える
型があっても、毎回文章化するのは地味に重いです。ここでChatGPTを“下書き係”として使うと速くなります。
使い方のコツ
- 入力は少なく、出力は整える
- 事実と制約だけ渡して、選択肢と次の一手を出させる
- 最後はあなたの現場前提で修正する
上司報告を作るプロンプト（万能）
以下をそのまま貼って使えます。
「以下の状況を、上司が判断できる報告に整えてください。
出力は『結論→理由→次の一手』で。
口頭版（30秒）、チャット版、メール版も作ってください。
状況：
事実（分かっていること）：
制約（納期・品質・コスト・リソース）：
私の希望（A案など）：
上司に決めてほしいこと：」
選択肢を出すプロンプト（A/B/Cを作る）
「次の状況で取り得る選択肢をA/B/Cで提示し、それぞれのメリット・リスク・必要工数を整理してください。最後に推奨案も出してください。
状況：
制約：
期限：」
不具合初動のプロンプト（切り分け手順）
「不具合の初動として、現象整理→原因候補→切り分け手順（短時間でできる順）→次の報告ポイントを作ってください。
現象：
発生条件：
再現性：
影響範囲：
既に確認したこと：」
報告で失敗しがちな落とし穴
型を入れても、ここで崩れやすいポイントがあります。先に潰しておくと安定します。
結論が「お願い」だけになっている
「確認お願いします」だけだと、判断が止まります。
結論は「どうしたいか」「何を決めてほしいか」まで言い切る方が強いです。
理由が長くなりすぎる
理由は“判断に必要な根拠”だけで十分です。
背景説明は必要になったら聞かれるので、先に盛らない方が通ります。
次の一手が曖昧
次の一手は、期限と報告タイミングまでセットにすると評価が上がります。
「今日中にA、明日午前に共有」くらいまで言えると、上司は安心します。
まとめ
上司報告は、才能より型です。
- 上司が欲しいのは情報量ではなく「判断材料」
- 報告は「結論→理由→次の一手」で固定すると迷わない
- 不具合・試験計画・進捗遅れの3場面に落とすと現場で強い
- ChatGPTでたたき台を作れば、報告の質と速度が安定する
評価を上げるのは、頑張りを増やすことより「判断を前に進める報告」を増やすことです。
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