報告書や資料作成って、結果が出ているのに「文章にする段階」で止まりやすい仕事です。
構成を悩み、言い回しを直し、説明の順番を入れ替えているうちに、気づけば定時を過ぎている。技術職だとよくあると思います。
ChatGPTは、報告書の結論を決める道具ではありません。
あなたが時間を使いがちな「構成」「要約」「考察のたたき台」「図表コメントの整形」を整える“整理役”として使うと、資料作成が一気に前に進みます。
この記事では、報告書・資料作成を最短で形にするテンプレと、コピペで使えるプロンプトをまとめます。急ぎの方はテンプレから使ってください。
この作業をAIで回せるようになると、時短だけでなく「評価される仕事の進め方」になります。全体像は「AI×業務効率化大全」にまとめました。
効率化は手段で、評価は結果です。全体像は「評価される立ち位置」にまとめています（読む順番つき）。
ChatGPTに任せると速くなるポイント
報告書が遅くなる原因は、文章力より「順番と粒度」が揃っていないことです。ここをAIに任せると安定します。
- 構成（見出し）を先に作る
- 結論と根拠をセットで整理する
- 考察の候補を出して、技術者が妥当性確認する
- 図表コメントを“誤解されない文章”に整形する
まずはこれを使う：報告書テンプレ
ここがこの記事のメインです。まずは枠を作ってから肉付けすると、迷う時間が減ります。
- 結論（最初に1〜2行で言い切る）
- 背景／目的（なぜやったか）
- 条件（読み手が再現できる粒度）
- 結果（事実のみ。図表）
- 考察（原因・影響・代替案）
- 次アクション（判断が必要な点／提案）
コピペOK：プロンプト集
プロンプトは増やすほど運用が重くなります。ここでは3本に絞ります。
構成案を作る
以下の情報から、技術者向け報告書の構成案（見出し）を作成してください。
読み手が判断しやすい順番にしてください。
目的：
試験・検証の概要：
主な結果：
制約条件（設備、日程、安全など）：
結果を「結論＋根拠＋注意点」で整理する
以下の試験結果を、技術者向けに
1) 結論（先に言い切る）
2) 根拠（数値・事実）
3) 注意点（解釈の限界、条件依存）
の順で整理してください。
結果の要約：
考察のたたき台を作る（穴を先に見つける）
以下の結果から、考察の候補を3〜5個出してください。
各候補に対して「追加で確認すべきデータ」も提案してください。
推測と事実は分けて書いてください。
目的：
条件：
結果：
使うときの注意点
技術職はここだけ外さないのが大事です。
- 数値・規格・仕様は一次情報で確認する
- 機密情報は抽象化して入力する（固有名詞、図番、生データは避ける）
- 判断（結論の確定）は人が行う
まとめ
報告書・資料作成は、ChatGPTに「構成」「要約」「考察のたたき台」を作らせるだけで速くなります。あなたは整合確認と判断に集中してください。
次は、同じ要領で他の業務にも展開できます。「AI×業務効率化大全」で入口をまとめて確認してください。
同じ成果でも「立ち位置」と「見せ方」で評価は変わります。次は「評価される立ち位置」で全体像を押さえると、迷いが減ります。
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仕事でそのまま使いたい方へ
試験計画・報告書・議事録を最短で終わらせるChatGPTテンプレは、Noteにまとめています。
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