技術職の仕事では、実験や検討だけでなく、文章業務にもかなり時間を使います。
たとえば、
・試験計画を書く
・報告書を書く
・議事録をまとめる
・不具合解析の内容を整理する
・上司レビューに向けて資料を整える
・ChatGPTで文章を作る前に情報を整理する
といった作業です。
これらは一見すると別々の仕事に見えますが、実は共通していることがあります。
それは、文章を書く前に整理すべき項目があるということです。
いきなり文章を書き始めると、
・何から書けばよいか分からない
・結論と根拠が混ざる
・判断基準が抜ける
・上司レビューで手戻りになる
・ChatGPTに聞いても曖昧な文章になる
ということが起こりやすくなります。
この記事では、技術職の文章業務で最低限見ておきたいチェック項目を、
・試験計画
・報告書
・議事録
・不具合解析
・ChatGPTに渡す前の整理
に分けてまとめます。
技術職の文章業務は、毎回ゼロから考えると重い
試験計画、報告書、議事録、不具合解析。
どれも内容は違いますが、毎回ゼロから考えるとかなり負担が大きくなります。
たとえば試験計画なら、
・何を確認する試験なのか
・どの条件で行うのか
・何をもって良否を判断するのか
・異常が出た時にどう扱うのか
を整理する必要があります。
報告書なら、
・結果はどうだったのか
・結果から何が分かったのか
・なぜそう判断できるのか
・次に何をするのか
を整理する必要があります。
議事録なら、
・何が決まったのか
・誰が何をするのか
・期限はいつか
・未決事項は何か
が重要です。
不具合解析なら、
・現象は何か
・発生条件は何か
・良品との差は何か
・変化点は何か
・次に何を確認するのか
を整理する必要があります。
つまり、文章を書く前に「見るべき項目」を決めておくと、作業がかなり進めやすくなります。
文章を書く前に整理したい共通項目
技術職の文章業務では、まず次の項目を整理しておくと楽になります。
・目的
・前提条件
・分かっている事実
・未確認事項
・判断基準
・結論
・根拠
・次の対応
このあたりが曖昧なまま文章を書き始めると、文章は長くなっても、何を伝えたいのかが分かりにくくなります。
特に技術職の文章では、きれいな文章よりも、
・何を判断したいのか
・何が分かっているのか
・どこまで言えるのか
・次にどう動くのか
が重要です。
ChatGPTを使う場合も同じです。
AIに文章を作ってもらう前に、人間側で目的・条件・判断基準を整理しておくと、出力が実務に使いやすくなります。
試験計画チェックリスト
試験計画で大切なのは、「何を判断するための試験なのか」を明確にすることです。
試験内容や条件を書く前に、まず目的と判定基準を整理します。
試験計画で確認したい項目
・試験の目的は明確か
・何を判断するための試験か
・評価項目は決まっているか
・試験条件は妥当か
・サンプル数は理由を説明できるか
・比較対象はあるか
・判定基準は明確か
・異常値が出た場合の扱いは決まっているか
・試験後にどのような判断をするか決まっているか
・関係者に伝えるべき注意点はあるか
試験計画でよくある抜け
試験計画では、条件や手順は書かれていても、「なぜその試験をするのか」が弱くなることがあります。
たとえば、
・何を確認したいのか
・なぜその条件なのか
・どの結果ならOKなのか
・結果を見て何を判断するのか
が曖昧だと、試験後に判断しづらくなります。
試験計画では、手順を書く前に、まず「判断したいこと」を言葉にしておくことが大切です。
報告書チェックリスト
報告書で大切なのは、結果を並べることではなく、結果から何が分かったのかを伝えることです。
単にデータや写真を貼るだけでは、読み手は判断しづらくなります。
報告書で確認したい項目
・結論が最初に分かるか
・結果と考察が分かれているか
・何が分かったのか書かれているか
・なぜそう言えるのか根拠があるか
・試験条件や前提条件が分かるか
・想定と違った点は整理されているか
・判断できる範囲とできない範囲が分かるか
・次の対応が書かれているか
・読み手が判断しやすい構成になっているか
報告書でよくある抜け
報告書では、結果は書かれていても、判断が見えないことがあります。
たとえば、
・測定結果はこうだった
・写真ではこう見える
・試験では異常はなかった
という情報だけでは、読み手は「だから何なのか」を判断しにくいです。
報告書では、
・結果
・分かったこと
・判断
・次の対応
を分けて書くと、伝わりやすくなります。
議事録チェックリスト
議事録で大切なのは、会話をきれいにまとめることではありません。
会議後に、誰が何をするのかが分かることです。
議事録で確認したい項目
・会議の目的が分かるか
・決定事項が整理されているか
・ToDoが明確か
・担当者が書かれているか
・期限が書かれているか
・完了条件が分かるか
・未決事項が残っているか
・次回確認する内容が分かるか
・関係者が見て同じ認識になれるか
議事録でよくある抜け
議事録では、会話の要約だけで終わってしまうことがあります。
しかし実務では、要約よりも、
・何が決まったのか
・誰がやるのか
・いつまでにやるのか
・何が未決なのか
が重要です。
特に技術系の会議では、課題や確認事項が複数出ることが多いため、ToDoを整理しておかないと後で抜け漏れにつながります。
不具合解析チェックリスト
不具合解析で大切なのは、いきなり原因を決めつけないことです。
まずは現象、条件、差分、変化点を整理します。
不具合解析で確認したい項目
・発生している現象は何か
・いつ発生したのか
・どの条件で発生したのか
・どの範囲で発生しているのか
・良品との差は何か
・過去と今回で変わった点は何か
・再現性はあるか
・確認済みの項目は何か
・未確認の項目は何か
・次に確認する順番は決まっているか
不具合解析でよくある抜け
不具合解析では、早く原因を出したくなるため、現象整理が不足することがあります。
しかし、現象が曖昧なまま原因を考えると、
・思い込みで進めてしまう
・確認順がばらばらになる
・関係者の認識がずれる
・同じ確認を繰り返す
ということが起こりやすくなります。
不具合解析では、原因を考える前に、
・何が起きているのか
・どこまで分かっているのか
・何がまだ分かっていないのか
を整理することが大切です。
ChatGPTに渡す前のチェックリスト
ChatGPTは、文章作成や整理の補助に使えます。
ただし、何も整理せずに丸投げすると、見た目は整っていても実務では使いにくい文章になることがあります。
ChatGPTに渡す前に確認したい項目
・目的は明確か
・読み手は誰か
・前提条件は整理されているか
・事実と推測は分かれているか
・判断基準はあるか
・出してほしい形式は決まっているか
・箇条書きにしたいのか、文章にしたいのか
・結論を先に出したいのか
・不足情報を確認してほしいのか
・AIに判断させる範囲を決めているか
ChatGPTに任せすぎない方がよい部分
ChatGPTは便利ですが、技術判断そのものを任せるのは危険です。
特に、
・規格の最終判断
・試験結果の良否判定
・不具合原因の断定
・安全や品質に関わる判断
・社内承認が必要な判断
は、人間側で確認する必要があります。
ChatGPTは、判断前の整理、文章の下書き、抜け漏れ確認、構成案づくりに使うのが現実的です。
技術職の文章業務は「型」で楽になる
試験計画、報告書、議事録、不具合解析。
どれも毎回内容は違いますが、整理する項目には共通点があります。
毎回ゼロから考えるのではなく、
・目的
・前提
・事実
・判断基準
・結論
・根拠
・次の対応
を型として持っておくと、文章業務はかなり進めやすくなります。
また、型を持っておくことで、ChatGPTにも指示を出しやすくなります。
AIを使う時も、ただ「報告書を書いて」と依頼するより、
・目的
・条件
・結果
・考察したい点
・読み手
・出力形式
を渡した方が、実務で使える文章になりやすいです。
まとめ
技術職の文章業務では、文章のうまさよりも、整理の順番が大切です。
試験計画では、何を判断する試験なのか。
報告書では、結果から何が分かったのか。
議事録では、誰が何をするのか。
不具合解析では、現象と確認順が整理されているか。
ChatGPTを使う場合は、AIに任せる前に、人間側で目的・前提・判断基準を整理しておくことが重要です。
毎回ゼロから考えず、チェックリストやテンプレートを使うことで、文章業務の負担は減らしやすくなります。
テンプレートでさらに整えたい方へ
試験計画、報告書、議事録、不具合解析は、毎回ゼロから考えるほど負担が大きくなります。
あらかじめ型を持っておくと、
・何を書けばよいか迷いにくい
・抜け漏れを確認しやすい
・上司レビュー前に整理しやすい
・ChatGPTにも指示を出しやすい
というメリットがあります。
技術職の文章業務を、AIと型で整えたい方向けに、テンプレート・チェックリスト・相談ページをまとめています。
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